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（1）品質：品質的傳統解釋是“好”，或“優良”，對採購人員而言，品質的定義應是：“符合買賣約定的要求或規格就是好的品質”。故採購人員應設法瞭解供應商對本身商品品質的認訓或瞭解的程度，管理制度較完善的供應商應有下列有關品質的文件：
    ● 品質合格證
    ● 檢驗合格證
    採購人員應向供應商取得以上的資料，以利未來的交易。

 通常在買賣的合同或訂單上，品質是以下列方法的其中一種來表示的：
    ● 市場上商品的等級
    ● 品牌
    ● 商業上常用的標準
    ● 物理或化學的規格
    ● 性能的規格
    ● 工程圖
    ● 樣品（賣方或買方）
    ● 以上的組合 　
    採購人員在採購時應首先與供應商對商品的品質達成互相同意的品質標準，在可能的情況下，對一引起產品，如米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應要求供應商提供樣品封存，以避免後的糾紛或甚至法律訴訟。對於瑕疵品或在倉儲運輸過程損壞的商品，採購人員在採購時應要求退貨或退款。

     （2） 包裝：包裝可分為兩種“內包裝”（PACKAGING），及“外包裝”（PACKING）。內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在自選式量販的營業方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。
    外包裝若不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業效率，並影響利潤。外包裝若太堅固，則供應商成本增加，採購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。
    設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意願，加速商品的回轉，採購人員應說服供應商在這方面向好的企業學習，並加以改進，以利彼此的銷售此外，採購人員在採購包裝的專案時，應先瞭解超市的政策，進而與供應商協商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。

     （3）價格：除了品質與包裝之外，價格是所有採購事項中最重要的項目。我們在客戶心目中的形象就是“高品質低價格”，若採購人員對任何所擬採購的商品，以進價加上合理的毛利後，連自已都判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供應商採購。

     在採購之前，採購人員應事先調查市場價格，不可憑供應商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。

     在採購價格時，最重要的就是要能列舉供應商產品經超市銷售的好處。

     此外，公平而合理的價格，還可通過單獨與供應商進行採購或由數家供應商競標的方式來取得。單獨與供應商進行採購進，採購人員最好先分析成本或價格；數家供應商進行競標時，採購人員應選擇兩、三家較低標的供應商，再分別與他們採購，求得公平而合理的價格。但在使用競標方式時，採購人員切勿認為，能提供最低價格的供應商即為最好的供應商。我們必須綜合徇一個供應商其送貨、售後服務、推銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候我們會放棄與提供極低價格給我們的大批發商的合作，而選擇不願意提供極低價格給我們的製造商或生產廠商與我們合作，因為通常製造商通常在產品品質、貨源保證、售後服務、促銷活動及其他贊助上會有更多的行銷費用支持。

     總而言之，價格採購是所有商業採購中最第三的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰性，這也是採購工作特別吸引人之處，超市採購人員應體會認識這一點，並運用各種採購技巧去達成這項艱巨的任務。

     （4） 訂購量：在超市分店數仍少的時候，訂購量往往很難令供應商滿意，所以在採購時，應儘量籠統，不必透露明確的訂購數量，如果 因此而導致採購陷入僵局時，應轉到其他項目上。

     在沒有把握決定訂購數量時，採購人員不應訂購供應商希望的數量，否則一旦造成存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金的積壓及空間的浪費。

     但採購人員應與供應商協商一個合理的最小訂貨金額或數量，最好以金額表示。否則，如果沒有最小訂貨金額或數量限制，日後由樓面人員下單訂貨或運用OPL訂單訂貨時，每次下單的訂貨量太小，要求供應商頻繁送貨，會增加供應商的成本。進而導致超市的價格無優勢。相反，如果最小訂貨數量或金額太高，則會造成超市庫存過高，導致庫存壓力、滯銷、削價求售等風險。

     （5） 折扣：　      
折扣通常有新產品引進折扣、數量折扣、匯款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。有些供應商可能會由全無折扣做為採購的起點，有經驗的採購人員會引述各種形態折扣，要求供應商讓步。 　

     採購人員應向供應商說明超市的部份顧客為“專業客戶”，換名話說專業客戶都是很會精打細算的，若供應商的折扣數無法大到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供應商訂貨，這一關係也不可能持久，這種交易反而不利於超市的價格形象，故最好不要向該供應商採購。

     （6） 付款天數（帳期）：　
     超市的付款方式與商品的採購方式緊密相關，通常經銷的商品採取“貨到的XX到”的方式結款，代銷、聯營的商品採取“月結XX天”的方式付款（詳細請參考供應商手冊“超市的採購方式”一節）。

     付款天數（帳期）與採購價格息息相關，在國內一般供應商的付款天數（帳期）是月結30~90天左右，視不同的商品周轉率和產品的市場佔有率而定。對於超市而言，我們通常要求“一般的食品乾貨類商品帳期在貨到45天以上”，“百貨類商品的帳期在貨到60天以上”。而且由於超市每月統一付款，供應商實際收到貨款的時間要比合同平均延長15天《（0天+30天）/2》。精明的供應商業務人員會對此進行計算，故身為採購人員不可不知。總而言之，採購人員應計算對超市最有利的付款天數（帳期），對於慣於外銷或市場佔有率大的供應商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現金或預付款，但這全憑採購人員的經驗與說服力。

     在正常情況下，超市的付款作業是在交易所齊全時，按買賣雙方約定的付款天數（帳期），由銀行直接劃款至供應商的帳戶，這是超市的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供應商財務調度的困難。

     對於新進供應商來說，採購人員對此還有一個很重要的工作就是必須請供應商詳細“供應商手冊”有關付款部分的內容，並對超市的付款流程詳細予以說明。在以往的經驗中，一些供應商對此相當陌生，另外超市開業初期，許多流程尚未順暢，導致供應商付款不及時，影響超市與供應商之間的配合與合作。

     （7） 交貨期：
    一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。對於有長期承諾的訂購數量，採購人員應要求供應商商分批送貨，減少庫存的壓力。 　

     由於超市電腦計算訂單數量的公式中，交貨期是個重要的參數，採購人員應設法與供應商採購較短的交貨期，降低存貨的投資。但是不切實際上壓短交貨期，將會降低供應商商品的品質，同時也會增加供應商的成本，反而最終影響超市的價格優勢及服務水準。故採購人員應隨時瞭解供應商的生產狀況，以確立合理及可行的交貨期。一般而言，本地供應商的交貨期為2~3天，外埠供應商的交貨期為7~10天。

     （8） 送貨條件：